Organiser votre Assemblée Générale : quand, pourquoi et comment ?

L’AG annuelle est l'un des moments les plus importants dans la vie d'une coopérative. Elle est requise par la loi et a lieu au moins une fois par an au lieu, au jour et à l'heure indiqués dans les statuts. Étant donné l'importance d'une telle assemblée, la date est fixée dans les statuts et la convocation est soumise à des formalités strictes.
Les pouvoirs les plus importants de l’AG sont de discuter et d'approuver les comptes annuels ainsi que le rapport annuel (éventuellement le rapport du commissaire aux comptes), de donner décharge aux administrateurs (et au commissaire aux comptes) et d'accorder ou de retenir des rémunérations, de nommer et de révoquer les administrateurs (et le commissaire aux comptes), de décider de l’affectation des résultats et, le cas échéant, de modifier les statuts (voir ci-dessous). 

Une deuxième raison pour convoquer une AG (en combinaison ou non avec l'assemblée annuelle légalement requise) consiste en la modification des statuts. Il s’agit alors d’une AGE qui décide de toute modification des statuts, toujours par le biais d'un acte notarié.
Formalités supplémentaires :
- Lors de la communication de l'ordre du jour, préciser les propositions de modification des statuts.
- Si la modification des statuts porte sur l'objet et/ou la finalité et/ou les valeurs de la coopérative, les modifications proposées doivent être justifiées en détail dans un rapport. ATTENTION : si ce rapport détaillé n'est pas inclus dans l'invitation, la décision de l'AG sera nulle.

Une troisième raison de réunir une AG est le lancement d’une procédure dite de sonnette d’alarme. A cette occasion, une AGE doit se réunir dans les deux mois suivant le lancement de la procédure de sonnette d’alarme, ou, à défaut, après constatation que cette procédure aurait dû être lancée. Dans ce cas, l’AG doit se réunir pour décider de la dissolution ou des mesures mentionnées dans l'ordre du jour. 
Formalités supplémentaires :
- L'organe d’administration doit indiquer dans l'ordre du jour si une décision sera prise sur la dissolution ou sur les mesures nécessaires pour assurer la continuité de la coopérative.
- Dans ce dernier cas, l'organe d’administration doit exposer, dans un rapport spécial, les mesures qu'il propose de prendre pour assurer la continuité de la coopérative. ATTENTION : si ce rapport spécial n'est pas inclus dans l'invitation, la décision de l'AG sera nulle.

Une quatrième raison est à chercher du côté des sociétaires. En effet, lorsque des sociétaires qui possèdent au moins 1/10ème du nombre de parts émises le demandent, une AG sera convoquée. Dans ce cas, l'organe d’administration est tenu de convoquer une AG dans un délai de trois semaines. Il s'agit d'une nouvelle disposition obligatoire du CSA, qui s'applique donc immédiatement, même si vos statuts en disposent autrement.
Formalité supplémentaire :
- L'organe d’administration doit inclure dans l'ordre du jour au moins les points proposés par les sociétaires concernés.

Enfin, une cinquième raison concerne tout ce qui est dans l'intérêt de la coopérative. En plus de l'assemblée annuelle légalement obligatoire, une AG peut être convoquée, à tout moment, chaque fois qu’il en va de l'intérêt de la coopérative.

La forme d'AG la plus courante est une assemblée qui se déroule en présentiel. Le vote se fait traditionnellement à main levée, sauf s'il s'agit de questions personnelles.
ATTENTION : lors de l’organisation de chaque AG, il est nécessaire de contrôler, à l’aide des statuts, le nombre minimum de participants requis pour qu'une réunion, et les décisions qui y sont prises, soient valables.

Une AG écrite est une option pour les coopératives ayant un nombre limité de sociétaires. Une AG écrite n'est pas une "réunion" au sens littéral car il ne s’agit pas d’un rassemblement de sociétaires mais, plus exactement, de la prise d'une ou plusieurs décisions à l'unanimité :
- Chaque sociétaire doit participer (vérifiez donc toujours combien de sociétaires vous avez à ce moment).
- Chaque sociétaire doit donner son accord et doit dater et signer la décision.
- Le dernier sociétaire à signer détermine également la date de l'AG.
Il est donc logique qu'aucune formalité de convocation ne s'applique à une AG écrite.
En principe, une AG écrite est toujours possible et n'a pas besoin d'être explicitement prévue dans les statuts. Vérifiez que vos statuts n'excluent pas explicitement une AG écrite.
ATTENTION: Une AG écrite n'est pas possible pour les modifications de statuts.

Si, pour une raison ou une autre, un sociétaire ne peut pas assister à la réunion (pour cause de maladie, d'une autre activité, de mesures prises dans le cadre de la lutte contre la Covid 19, etc.), alors, en principe, une procuration peut toujours être donnée à un autre sociétaire ou à un tiers. Les statuts peuvent prévoir des restrictions : une procuration ne peut être donnée qu'à un autre sociétaire, ou un sociétaire ne peut être titulaire que d'une seule procuration, etc.
Une telle procuration peut être donnée avec ou sans instructions de vote.
Une procuration est prise en compte pour la détermination du quorum.

ATTENTION : Cette possibilité doit être prévue dans les statuts. En outre, il s'agit d'une modalité de participation supplémentaire. Vous ne pouvez donc pas obliger les sociétaires à voter à l'avance.
Dans ce cas, les sociétaires reçoivent un formulaire de vote sur papier ou via le site web, avec l'ordre du jour de la réunion et avec les propositions de résolutions (oui, non ou abstention). Les sociétaires votent via le site web ou en renvoyant le formulaire de vote (par courrier ou par d'autres moyens, en le scannant ou en le photographiant).
Un vote anticipé sera pris en compte pour déterminer le quorum.

Il est toujours possible de permettre aux sociétaires de participer à distance à l’AG par voie électronique, même si cette possibilité n'est pas prévue dans les statuts.